Arbeidskrachten inlenen: vrijwarend storten op de g-rekening?

Heeft u te maken met personeelstekorten dan kan het zijn dat u kiest voor het inlenen van (extra) arbeidskrachten. In dat geval zijn de regels van de Wet Ketenaansprakelijkheid (WKa) van toepassing. Wilt u in de toekomst gevrijwaard zijn voor aansprakelijkheid voor loonbelasting, sociale premies en (soms) btw? Dan is alleen een bedrag op de g-rekening storten niet voldoende. U moet immers ook voldoen aan de regels voor vrijwarend storten. Alleen dan bent u er zeker van dat u achteraf niet meer aansprakelijk gesteld wordt voor WKa.

WKa, wat is dat?

Wanneer wordt gewerkt met onderaannemers of uitleners is er een risico om aansprakelijk te worden gesteld voor niet-betaalde loonheffingen en btw. Om dit risico te beperken, kunnen op grond van de WKa maatregelen genomen worden. Dit zijn onder meer:

1. Een goede selectie van de uitlener om te zien of de onderneming (financieel) gezond en betrouwbaar is.
2. Werk met een goed contract en maak duidelijke afspraken met elkaar.
3. Vrijwarend storten op de g(eblokkeerde)-rekening van de uitlener.

Vrijwarend storten op de g-rekening van de uitlener

In de Uitvoeringsregeling inleners-, keten- en opdrachtgeversaansprakelijkheid 2004 staan de regels opgenomen waaraan moet worden voldaan om vrijwarend te kunnen storten op een g-rekening. Vrijwarend wil zeggen dat u achteraf niet meer aansprakelijk gesteld kunt worden door de Belastingdienst, ook al heeft de uitlener niet aan zijn verplichtingen voldaan. De maatregelen die genomen moeten worden:

1. 1. De factuur van de uitlener moet goed gecontroleerd worden of deze aan de eisen van de wet voldoet.
   2. De juiste betalingen te doen en te voorzien van de nodige kenmerken
   3. de uren van de arbeidskrachten bij te houden en de dagen waarop zij hebben gewerkt
   4. een registratie van personen te voeren

Controle van de factuur

De factuur moet voldoen aan de eisen van artikel 35a van de Wet op de omzetbelasting 1968. Op de factuur staat ook het g-rekeningnummer vermeld en het nummer of het kenmerk van de overeenkomst, het tijdvak of de tijdvakken waarin die prestatie of prestaties zijn verricht en de benamingen of kenmerken van het project waarop is gewerkt. Let er ook goed op of de btw is verlegd of niet (dit i.v.m. bepaling welk stortingspercentage van toepassing is en extra vermeldingen op de factuur). Zie ook ons eerdere artikel over de btw-verleggingsregeling.

Juiste betaling

Bij de betalingen naar zowel de gewone rekening als de g-rekening moet het factuurnummer en eventuele andere identificatiegegevens van de factuur vermeld. Zodat duidelijk is waar de betaling betrekking op heeft.

Correcte urenregistratie van de arbeidskrachten

De inlener moet zelf bijhouden hoeveel uur iedere arbeidskracht heeft gewerkt op welke dag en op welke tijden. Ook als er eventueel reisuren worden doorbetaald moeten deze worden bijgehouden. Over elk gewerkt uur wordt immers WKa risico gelopen. De dagen en de werktijden (avond/nacht) zijn relevant voor de berekening van het loon wat weer van invloed is op de hoogte van het WKa risico (afdracht loonheffing).

De registratie van personen

Bij de registratie van personen is het in eerste instantie heel belangrijk dat de inlener in ieder geval ook zelf vaststelt dat de persoon gerechtigd is om in Nederland te werken. De identiteit van de ingeleende werknemer moet kunnen worden aangetoond en er moet een procedure zijn waaruit blijkt op welke wijze de identiteit van de arbeidskracht wordt vastgesteld. De identiteit moet u zelf vaststellen, als u dit door een derde laat doen kan daar enorme risico’s op zitten. Dit kan met een ingevuld formulier van de Belastingdienst. Voor de identificatie en verificatie kan eventueel het stappenplan van Inspectie SZW worden gevolgd. Daarnaast is het ook belangrijk dat u zeker weet dat de persoon die u in uw administratie hebt opgenomen daadwerkelijk de persoon is die voor u aan het werk is.