Meestgestelde vragen webinar SNF 100%-controle

Op 21 september 2021 hebben Normec FLC en Normec VRO een webinar georganiseerd met medewerking van Stichting Normering Flexwonen (SNF). Tijdens het webinar stond de invoering van de 100%-controle voor alle huisvestingslocaties centraal. Projectleider Jolet Woordes (SNF) en Technisch Manager en inspecteur Jan Koole (Normec FLC en Normec VRO) vertelden meer over de belangrijkste wijzigingen en de inspectie rondom de 100%-controle. Kijk het webinar gerust terug en lees hier de meestgestelde vragen met antwoorden:

Q: Voor de invoering van de 100%-controle vond er geen administratieve inspectie plaats. Wanneer vindt deze administratieve inspectie plaats?

A: Deze administratieve inspectie vindt plaats in de zes weken vóór de vervaldatum van het certificaat. Dit is dus ongeveer op de datum waarop voorheen ook de jaarlijkse inspectie voor het reguliere of inhuur register plaats vond. Normec neemt dan ook tijdig contact met u op om deze inspectie in te plannen.

Q: Wat wordt er inhoudelijk geïnspecteerd bij een administratieve inspectie?

A: Bij de administratieve inspectie worden 3 zaken gecontroleerd, namelijk:

1. Locatieregister – er wordt gecontroleerd of álle locaties die worden ingezet voor arbeidsmigranten zijn opgegeven in het locatieregister Informis. U dient álle locaties op te geven waar uw onderneming arbeidsmigranten huisvest, ongeacht of die locaties van uw onderneming zijn of dat die gehuurd worden van derden en ongeacht of u hiervoor kosten in rekening brengt of inhoudingen doet;
2. Goed werkgeverschap – er wordt gecontroleerd of aan de eisen van goed werkgeverschap wordt voldaan. Ondernemingen die geen eigen werknemers huisvesten hoeven niet aan deze normeis te voldoen (Lees voor de voorwaarden het reglement registratie);
3. Toezicht en beheer – hierbij wordt gekeken naar de staat van onderhoud en of direct omwonenden zijn geïnformeerd over een aanspreekpunt bij de onderneming en of er een laagdrempelige mogelijkheid is om klachten te melden zowel van bewoners als omwonenden. Daarnaast wordt er gekeken of er een aanspreekpunt voor bewoners is bij calamiteiten.

In onderdeel A en in bijlage 2 van de SNF-norm wordt de methodiek van de jaarlijkse administratie beschreven. In de bijlage staat opgenomen welke gegevens worden gecontroleerd tijdens de inspectie. Het verzoek van de inspectie-instelling is om deze informatie tijdens de inspectie klaar te hebben liggen (bij voorkeur digitaal). Bekijk hierbij ook de normenset.

Tijdens de inspectie zullen op basis van de steekproef o.a. inkoopfacturen en contracten van de gehuurde locaties worden opgevraagd. De hierboven genoemde stukken dienen dan ook (digitaal) beschikbaar te zijn op de dag van de inspectie.

Q: Waar vind ik de verplichte format SNF informatiekaart inclusief QR-code?

A: Al jaren geldt de eis dat er een informatiekaart aanwezig is en dat deze bovendien wordt opgehangen op een centrale plaats. De informatiekaart is opgesteld in het Engels, Duits of de landstaal van de bewoners. Per 1 september 2021 zijn de eisen die aan deze kaart gesteld worden uitgebreid. Deze informatiekaart bevat ten minste:

• Maximum capaciteit (in aantal bedden) voor SNF (het is mogelijk dat de gemeente een afwijkende maximumcapaciteit aanhoudt)
• QR-codes met link naar SNF-pagina’s in het Pools en Engels
• Door SNF voorgeschreven tekst
• Ruimte voor sticker

De telefoonnummers van:

• beheerder/contactpersoon verhuurder (24/7 bereikbaar)
• regiopolitie en brandweer
• 112 (in levensbedreigende situaties)

Bekijk het Word-format voor deze informatiekaart.

Q: Hoe gaan jullie om met klachten die binnenkomen in diverse talen via de QR-code? Bijvoorbeeld Pools, Roemeens, Bulgaars etc.

A: De klachten komen via de mail binnen bij SNF. De klachten worden vertaald en behandeld zoals andere klachten. Dat betekent dat SNF eerst checkt of de klacht ontvankelijk is, waarbij wij kijken of de klacht een SNF-geregistreerd bedrijf betreft en of de klachten over SNF-aspecten gaan. Vervolgens wordt onderzoek gedaan, dit doen wij onder andere aan de hand van de laatste rapportages en contact met de inspecteur. Op basis van het onderzoek en de aard van de klacht besluit SNF over de te ondernemen actie. De klager moet in principe altijd eerst klagen bij de huisvester/het uitzendbureau en daarna pas bij SNF.

Q: Wij huren locaties in van partijen die SNF gecertificeerd zijn. Het lijkt erop dat een inspectie dan dubbel gaat plaatsvinden. Hoe gaat dat precies in zijn werk?

A: De inspectie van locaties vindt plaats bij de onderneming die “Eerst-Verantwoordelijke” van de betreffende locatie is. Het is belangrijk dat u per locatie aangeeft of uw onderneming de “Eerst-Verantwoordelijke” is of een “Andere-Belanghebbende”. Indien u “Eerst-verantwoordelijke” bent voor een locatie, dan bent u verantwoordelijk voor de inspectie en de kosten hiervan. Indien u inhuurt van een SNF gecertificeerde onderneming die “Eerst-Verantwoordelijke” is voor een locatie, dan bent u als “Andere-Belanghebbende” niet verantwoordelijk voor de inspectie. Dit onderscheid zorgt ervoor dat locaties niet meer dubbel geïnspecteerd worden. Per locatie kan één onderneming dus de “Eerst-Verantwoordelijke” zijn. Indien u een “Andere-Belanghebbende” bent dan dient u dit ook in Informis aan te geven. Meer informatie over “Eerst-Verantwoordelijke” en “Andere-Belanghebbende” wordt uitgelegd in de onderstaande video

Q: Hoe weet ik of een locatie al bij een andere onderneming is gecontroleerd?

A: De inspectie van een locatie vindt plaats bij de onderneming die “Eerst-Verantwoordelijke” is voor de betreffende locatie. Als u als “Eerst-Verantwoordelijke” voor de locatie bent, kunt u in Informis zien of en wanneer de locatie is geïnspecteerd. Als u voor een locatie “Andere-Belanghebbende bent, wordt de locatie niet bij uw onderneming geïnspecteerd. U kunt niet zien of en wanneer die locatie bij de ‘’Eerst-Verantwoordelijke’’ is geïnspecteerd.

Q: Ik ondervind steeds problemen met de upload in Informis.

A: Er zijn problemen geweest met de upload van het Excel-bestand in het nieuwe locatieregister Informis. De problemen zijn opgelost. De locaties kunnen nu worden geüpload middels een Excel-bestand. Bekijk de handleiding voor meer informatie.

Neem bij eventuele problemen contact op met SNF via info@normeringflexwonen.nl.

Q: Wie is de ‘’Eerst-Verantwoordelijke’’ in het geval van een vakantiepark, dat an sich niet SNF-geregistreerd is, maar wel vakantiehuizen verhuurt aan diverse SNF-geregistreerde uitzendbureaus?

A: Als het park niet als geheel door de eigenaar is opgegeven bij SNF, moeten vakantiewoningen op een park in dat geval per woning/ chalet worden ingevoerd in Informis. De locatie moet dan buiten de BAG worden opgevoerd. Bekijk de handleiding voor het aanmaken van nieuwe locaties.

Als het vakantiepark niet SNF-gecertificeerd is, is de onderneming die de betreffende woning/chalet verhuurt ‘’Eerst-Verantwoordelijke’’ voor haar woningen/ chalets.

Q: Als je ‘’Andere-Belanghebbende’’ bent, hoe kom je er dan achter dat de ‘’Eerste-Verantwoordelijke’’ een locatie ter beschikking stelt die niet (langer) voldoet aan de eisen?

A: Als een locatie tekortkomingen heeft en deze tekortkomingen niet tijdig hersteld en opgelost worden (binnen zes weken), dan mag deze locatie niet meer worden gebruikt voor verhuur aan arbeidsmigranten. De “Andere-Belanghebbenden” zullen hierover worden geïnformeerd. De “Andere-Belanghebbende” zou op zich de locatie kunnen blijven verhuren, mits de tekortkomingen worden hersteld. Deze onderneming kan dan “Eerst-Verantwoordelijke” worden voor de locatie.

Zat uw vraag er niet tussen? Neem dan contact met ons op.