SNA-inspectie gehad, wat nu?

Wanneer u een inspectie NEN 4400-1 (SNA) hebt gehad, ontvangt u een inspectierapport met daarin een oordeel. Wanneer er geen major non-conformiteiten zijn geconstateerd krijgt u een positief oordeel en voldoet uw onderneming in afdoende mate aan de eisen van het keurmerk. Maar wat als een minor non-conformiteit of een opmerking is geconstateerd? Dan moet er hersteld worden.

Afwijkingen

In de norm staat per punt aangegeven welke zwaarte er aan een geconstateerde afwijking wordt gegeven. Er zijn drie soorten afwijkingen:

• minor non-conformiteit;
• minor non-conformiteit die binnen drie maanden aantoonbaar hersteld moet zijn;
• major non-conformiteit.

Ook kan het zijn dat er op basis van de geconstateerde afwijkingen wordt bepaald dat uw onderneming iedere 3 maanden moet worden getoetst op bepaalde onderdelen, bijvoorbeeld op de afdracht van loonheffingen en omzetbelasting. Daarnaast kan het zo zijn dat we een opmerking opnemen in de rapportage. Dit is (nog) geen non-conformiteit, maar een soort waarschuwing. Hiermee wijzen we u erop dat wanneer u iets niet wijzigt, dit bij de volgende inspectie tot een non-conformiteit kan leiden.

Herstel voor de volgende inspectie

Als tijdens de inspectie is gebleken dat uw onderneming niet voldoet aan een specifieke eis uit de norm, is er dus sprake van een non-conformiteit. Als dit een minor non-conformiteit is, ontvangt u in dat geval wel een inspectierapport met een positief oordeel en wordt of blijft uw onderneming ook ingeschreven in het SNA-register. U moet de onregelmatigheid uiteraard wel herstellen. Bij de eerstvolgende inspectie zal de inspecteur moeten beoordelen of het voldoende hersteld is. Afhankelijk van welke specifieke minors dit zijn, moet dit herstel binnen 3 of binnen 6 maanden door ons gecontroleerd worden. De inspecteur zal tijdens de inspectie (waarin de afwijking wordt geconstateerd) aangeven wat er voor wanneer hersteld moet zijn. De afwijking en de termijn staan ook duidelijk vermeld in de rapportage die u na de inspectie ontvangt. Het is wel heel belangrijk dat u zich aan de termijnen houdt en dat u op tijd reageert!

Als er sprake is van een major non-conformiteit kan uw onderneming geschorst worden van het register van SNA. Wij begrijpen dat dat een behoorlijke impact op uw onderneming kan hebben. Om die reden sturen wij een rapport die een major non-conformiteit bevat, altijd eerst in concept. U heeft dan 10 werkdagen om te reageren, wanneer u van mening bent dat onze bevindingen niet juist zijn. Ook hier is het belangrijk om u aan de termijn te houden en op tijd te reageren, want na 10 werkdagen gaat het rapport naar de Stichting Normering Arbeid. Wanneer onze bevindingen niet zijn weerlegd zal uw onderneming geschorst worden. Hierna heeft u nog wel 30 werkdagen de tijd om alsnog voldoende en volledig herstel door te voeren  en een opdracht tot een aanvullende inspectie te geven. Doet u dat op tijd dan plannen we een afspraak met u in om het herstel van de major non-conformiteit te beoordelen. Voert u geen herstel door, benadert u ons niet voor een aanvullende controle of blijkt het herstel tijdens de aanvullende inspectie niet voldoende, dan vindt doorhaling plaats en wordt uw onderneming uitgeschreven uit het SNA-register.

Hoe lost u een afwijking op?

Op welke wijze hersteld moet worden, hangt natuurlijk af van de geconstateerde afwijking. Soms is het voldoende om direct uw interne procedure aan te passen maar soms zal het nodig zijn om iets met terugwerkende kracht te herstellen. Wat er precies van u wordt verwacht kan de inspecteur of onze helpdesk u vertellen. Natuurlijk wilt u graag gelijk aan de slag om de afwijking op te lossen. Wel is het belangrijk om  eerst even stil te staan bij wat de oorzaak is geweest. Dit om ervoor te zorgen dat in de toekomst niet weer dezelfde fout wordt gemaakt. De afwijking moet worden omgezet in een structurele verbetering waarbij de kans op herhaling minimaal is. Er zijn verschillende manieren om dat goed op te pakken. In het algemeen geldt dat de 4-O systematiek een goede methode is, waarbij alle belangrijk stappen van herstel aan de orde komen. De 4-O-systematiek kent 4 stappen: Oorzaak, Omvang, Oplossing en Operationaliteit.

Herstel voldoende of onvoldoende

Wanneer de inspecteur beoordeelt dat er voldoende herstel is doorgevoerd, wordt de afwijking als opgelost aangemerkt. In het rapport van de inspectie waarin het herstel is beoordeeld, komt de afwijking dan ook niet meer terug. De inspecteur heeft immers geconstateerd dat uw onderneming nu wel aan deze norm-eis voldoet. Stelt de inspecteur echter vast dat er geen of onvoldoende herstel is doorgevoerd, dan wordt de eerder geconstateerde afwijking verzwaard. Een minor non-conformiteit wordt dan een major non-conformiteit, en een major non-conformiteit leidt tot schorsing. Een major non-conformiteit heeft gevolgen voor de continuering en effectuering van uw inschrijving in het SNA-register.

Meer weten over herstel of over het SNA-Keurmerk?

Heeft u vragen over een afwijking of hoe u die moet herstellen? Dan kunt u altijd contact opnemen met de inspecteur, of met onze helpdesk. Onze helpdesk is bereikbaar via ons algemeen nummer: +31 (0)26 351 23 88.